lista de procedimentos e regras a ter em conta na emissão de documentos:

  • Qualquer transação comercial ou de serviços tem que originar uma fatura seja qual for o adquirente, ainda que este não a solicite.
  • Qualquer mercadoria em circulação tem que ser acompanhada por um documento de transporte (guia de transporte/remessa ou fatura), onde constem os locais de carga e descarga, data e hora do início do transporte. Se faltarem estes elementos, é considerado o local de carga a morada da empresa fornecedora, de descarga a morada do cliente, a data e hora de início de transporte, a da emissão do documento, e neste caso a hora de emissão tem que ser impressa.
  • Se no ano anterior a empresa teve um volume de negócios superior a €100.000 é obrigada a comunicar á AT todas as guias de remessa/transporte, antes do início do transporte. As faturas não necessitam de comunicação prévia.
  • Os bens ou serviços constantes num documento deverão conter a descrição dos mesmos de tal forma que seja possível identificar qual a taxa de IVA aplicável em cada item. Esta norma impossibilita o uso de descrições genéricas do tipo ‘Diversos’ ou ‘Serviços prestados’.
  • Se um documento não estiver emitido na forma legal, impede que o adquirente possa deduzir o valor do IVA correspondente. Se o fizer fica sujeito a uma coima, bem como à restituição do IVA deduzido.
  • Um documento recebido por email não substitui o mesmo em papel, por correio normal. Para que um documento eletrónico seja considerado ‘na forma legal’, é necessário que o mesmo contenha uma assinatura eletrónica avançada (produzida através de um certificado digital da empresa), ou emitido via EDI-Intercâmbio eletrónico de dados.
  • Um documento eletrónico que contenha uma assinatura eletrónica avançada, para fins legais, não pode ser impresso e arquivado. O documento eletrónico deverá ser guardado no sistema informático e disponível ‘em linha’ durante 10 anos.
  • Quaisquer documentos que não sejam faturas ou notas de crédito, se forem entregues aos clientes têm de conter a expressão ‘Este documento não serve de fatura’.
  • Mesmo que seja usado papel pré-impresso, a impressão de documentos processados por programas certificados tem que imprimir o tipo e nome do documento e todos os elementos identificativos da empresa emitente.
  • A emissão de documentos de transporte/faturas só pode ser efetuada por programas certificados. No caso de inoperância do sistema informático, só é possível recorrer a faturas manuais impressas em tipografias autorizadas. Não existe suporte legal para ‘faturas ou guias provisórias’ emitidas por computador/software não certificado (folhas de cálculo ou processadores de texto, etc.).
  • Se a empresa operar em vários locais existindo dependência de comunicações, e para contornar o problema da inoperância do sistema informático remoto, deverá ter um plano de contingência com software e base de dados locais, com série de documentos própria por local remoto, permitindo continuar a operação ‘off-line’, podendo integrar os dados de faturação na aplicação central na respetiva série quando as comunicações forem restabelecidas.
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